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La Méthode S'organiser pour réussir - Getting Things Done de David Allen
ConseilsMarketing.fr a le plaisir d’accueillir Olivier Roland, animateur des blogs “Des livres pour Changer de Vie” et “Habitudes Zen”,
qui s’est lancé un défi remarquable : lire 52 livres fondamentaux en
marketing et en management en 1 an, et nous en faire le compte rendu.
Dans cet article Olivier fait la critique d’un ouvrage incontournable : “Getting things done” publié par David Allen en 2001.
Si l’on veut résumer ce livre en une phrase voici ce qu’il faut retenir : Pour être efficace, il est nécessaire d’avoir l’esprit clair comme de l’eau de roche ; pour cela il faut le nettoyer de toutes ces pensées parasites qui viennent nous distraire en permanence, ce qu’il est possible de faire en plaçant dans un système externe automatisé toutes les choses que nous devons ou voulons faire,
pour décharger notre cerveau de l’obligation d’y penser - chose qu’il
fait mal, sans aucune gestion des priorités et sans la conscience du
moment propice pour le faire.
“L’esprit comme l’eau” est l’état d’esprit idéal pour la quiétude et la performance. Cet état d’esprit est rare , car nous sommes bien souvent stressés et
distraits par de multiples choses qui brisent notre concentration et
dispersent nos efforts. Hors le stress provient des multiples engagements que nous nous sommes donnés et que nous n’avons pas encore tenus,
du “il faut que je range le garage” à “je dois appeler Michel” à “je
dois terminer le nouveau plan marketing” à “j’aimerai aller visiter
Rome” à “je voudrai passer plus de temps avec ma famille”. Vous avez
probablement bien plus d’engagements que vous ne le pensez, qui vous
titillent constamment l’esprit et sont sources de frustrations et de
culpabilité. Voici les principaux points qu’enseigne le livre pour essayer d’atteindre cette état d’esprit et pour y voir plus clair :
1 – Confier ses tâches au papier.
Prenez une feuille de papier et notez-y la situation ou le projet auquel vous pensez le plus en ce moment. Puis, décrivez en une seule phrase comment vous voudriez que l’affaire
soit conclue. Cela peut être des phrases très simples comme “Prendre
ces vacances en Espagne” ou “Résoudre la situation avec tel
fournisseur”. Ensuite, décrivez la première action physique qui sera
nécessaire pour faire avancer la situation. Tout simplement. Faites-le
maintenant.
Cela pourra être quelque chose comme cela : Sujet les vacances en
Espagne. Prendre ces vacances en Espagne. Allumer l’ordinateur et
faire une recherche pour sélectionner une ville de destination. Vous l’avez fait ? Très bien. Comment vous sentez-vous ? Si vous
réagissez comme la plupart des personnes, vous devriez vous sentir un
petit plus confiant, détendu et concentré, et vous devriez être plus
motivé pour vous attaquer à la situation à laquelle vous ne faisiez que
penser jusqu’à présent.
2 – Méthode pour libérer son esprit.
La méthode GTD permet donc de libérer le cerveau de la nécessité de
penser (avec une mauvaise efficacité) à tous nos engagements.
Pour cela il suffit de : 1. Recenser toutes les tâches que nous avons à accomplir - maintenant ou plus tard ou un jour - et les intégrer à un système cohérent et fiable. 2. Prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui nous incombe.
3 – Les cinq étapes pour maîtriser le flux du travail :
1. Collecter les sujets qui retiennent l’attention, à l’aide de la méthode décrite au 1er point. 2. Traiter le contenu des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent. 3. Organiser les actions concrètes à exécuter, selon ce schéma :
4. Revoir les actions et évaluer les options. 5. Agir en fonction des options choisies. Grâce à cela, toutes vos tâches sont donc intégrées et gérées dans un système fiable qui décharge votre cerveau de l’obligation d’y penser, réduisant considérablement votre stress et votre propension à vous laisser distraire par vos pensées. Cela vous rend donc plus efficace et moins stressé.
4 – Exemple concret : pourquoi et comment avoir un bureau clair et rangé.
J’ai appliqué GTD au rangement de mon bureau, qui s’est métamorphosé
: d’une surface encombrée de papiers divers au point tel que parfois le
bois du bureau n’apparaissait pas, je suis passé à un dossier « to-do »
et quelques éléments essentiels. Ce bureau s’est ainsi transformé, devenant une source de sérénité et de clarté plutôt qu’une source de confusion.
Voici mon bureau principal, avec juste l’essentiel. Excusez la qualité de la photo, prise avec mon vieux Nokia .
Comment faire ? C’est simple :
1. Triage. Prenez tout ce qu’il y a sur votre bureau et dans vos tiroirs, et faites-en en une grande pile. Mettez la dans votre dossier “to-do” (si cela ne rentre pas, empilez la à coté de votre bureau ou autre). A partir de maintenant, tout ce qui arrive doit aller dans votre dossier, et vous devez tout traiter comme indiqué ci-dessous. 2. Traitement. Traitez la pile du haut vers le bas. Ne re-triez jamais, ne sautez jamais une feuille de papier, ne replacez jamais un morceau de papier dans la pile. Faites ce qui doit être fait, ensuite passez au papier suivant de la pile. Vous n’avez que 5 possibilités : jetez, déléguez, archivez, faire, ou
mettre dans une liste de choses à faire plus tard. Dans cet ordre de
préférence. Si cela prend moins de deux minutes à faire, faites-le. 3. Entretien du système. Refaites cela régulièrement – dans l’idéal une fois par jour - pour garder votre bureau clair. Une fois que vous avez traité votre pile, votre bureau est clair et votre dossier vide. Vous avez jeté ou archivé ou mis tout là où il doit être (pas sur le
dessus de votre bureau ou planqué dans un tiroir). Gardez cette
habitude. Vous devez suivre le système suivant : mettez tout dans votre boîte
d’arrivée, ensuite traitez chaque feuille de papier dans la boîte avec
un des actions listées. Si une chose est dans votre liste de choses à faire, vous pouvez garder
le papier associé dans votre dossier “To-do”. Mais vous devez
régulièrement (quotidiennement ou de manière hebdomadaire) traiter ce
dossier pour être sûr que tout est purgé.
Critique du livre”Getting Things Done
GTD est à n’en pas douter un excellent système, complet et cohérent, pour traiter absolument tout en gardant un esprit serein et vide de toute pensée parasite. En théorie du moins… La méthode est très bien expliquée et détaillée, et donne déjà de nombreuses idées pour améliorer sa productivité au quotidien - comme décider
de la première action, faire toutes les choses qui demandent moins de
deux minutes, ne pas prendre son bureau pour une boîte d’entrée - avant même d’avoir appliqué la méthode.
Elle est remarquable par son intelligence et sa praticité ; reste à voir ce que donne son application concrète, et si celle-ci
est facile à installer et à conserver. J’ai en tout cas très envie de
l’essayer, et je vous ferai un compte-rendu d’ici quelques mois. J’ai déjà appliqué un dérivé de cette méthode pour ranger mon bureau et
le résultat est remarquable : alors qu’auparavant mon bureau était ma
boîte d’entrée et était périodiquement encombré de plusieurs piles de
papier, il est à présent aussi vide que reposant.
Il n’y a dessus que l’écran de l’ordinateur, le téléphone, un porte stylo, un bloc-notes et un dossier “A faire”, qui fait office pour le moment de boîte d’entrée. Rien d’autre.
Ce simple fait me donne un regain d’énergie et de
sérénité à chaque fois que je me rend au bureau, et pour toute la
journée, alors qu’il a été extrêmement simple à mettre en place et à
maintenir.
Si le reste de la méthode GTD est comme cela, je n’ose imaginer le
degré d’efficacité et de sérénité auquel je serai parvenu d’ici
quelques mois. Stay tuned ! Je le recommande donc.
Ce livre est un vrai must-read. Et le simple fait
qu’il ait fallu attendre 7 ans pour avoir une traduction française
(publiée en 2008) montre à quel point nous Français avons un train de
retard sur ce qui se passe aux États-Unis en matière de business, et à
quel point il est important de pouvoir lire les livres sur le sujet
directement en Anglais. Points forts : • Méthode complète et cohérente • Présentée de manière simple • Intelligent et pratico-pratique Points faibles : • Malgré les “paliers d’altitude” définis par l’auteur, cette méthode ne vous rendra directement plus intelligent ou plus conscient de ce que vous voulez vraiment : vous pourriez devenir plus efficace à quelque chose que vous détestez • Attention à ne pas tomber dans le micro-management qui fait perdre plus de temps qu’il n’en fait gagner
Note : 5 étoiles !
Retrouvez la chronique complète de GTD et bien d’autres sur mon blog Des Livres pour Changer de Vie.
