Renforcer le lien entre une fédération et ses associations grâce au RSE

Vous gérez une fédération, soit une institution incontournable pour les associations qui veulent asseoir leur action, monter en puissance et progresser. Une belle organisation, avec la direction générale, le service administratif, la communication, de multiples commissions… mais vu des associations, la belle a parfois des allures d’ogresse bureaucrate, lointaine, inaccessible, voire complètement inintelligible. Et depuis le siège de la fédération, difficile parfois d’avoir une vision globale de l’activité de ses petites sœurs. Au-delà de ce portrait légèrement appuyé, comment rendre les relations plus fluides et la communication plus transparente ? Essayons un réseau social privatif, pour voir !

Une organisation plus solidaire et plus efficace

Dans un réseau social à but professionnel, chacun possède un profil sur lequel on peut consulter sa fonction, sa structure et ses compétences, mais aussi ses affinités et les sujets qui l’intéressent. Lorsqu’un permanent d’association a accès à un tel annuaire, avec possibilité de contacter directement ses collègues de la fédération, que ce soit par messagerie instantanée ou via un module « question », les problèmes d’organisation se dénouent plus facilement. Ainsi, le trésorier d’une association sportive locale a-t-il besoin de connaître les modalités de demande d’une subvention ? Si le sujet a déjà été traité, il retrouve l’information grâce au moteur de recherche. Dans le cas contraire il lui suffit de poser la question, non pas à une seule personne, mais à un groupe de personnes compétentes sur le sujet. Le groupe « Subventions nationales », par exemple…

Faciliter l’intégration des nouvelles associations

Lorsqu’une nouvelle association est créée, la gestion des problématiques internes (statuts, etc…) ne laisse pas beaucoup de temps pour communiquer en direction de la fédération, si ce n’est justement sur des questions pratiques (et redondantes). Si l’association rentre lors de sa création dans le réseau social, on vient de le voir, les échanges se passent mieux. Vous, vous passerez moins de temps à répondre aux questions. Quant à l’association, elle a accès à un outil qui facilite son entrée dans votre environnement. En consultant l’historique du réseau, elle peut ainsi comprendre rapidement le fonctionnement au sein de la fédération : objectifs, culture, enjeux politiques, rôles et relations de chaque acteur. Car elle n’a pas accès qu’à des documents figés comme sur un intranet : ici les documents sont vivants, humanisés par les échanges et commentaires. Tout ce qu’elle a besoin de savoir pour avancer se trouve au même endroit. Et si tout n’y est pas, il suffit de demander…

Plus de communication interne

On imagine aisément l’usage que le service communication de la fédération peut faire du réseau social privatif : communiquer, encore communiquer ! Dossiers de presse, photos d’événements, comptes-rendus… de quoi tenir au courant l’ensemble des régions de ce qui se passe à la fédé. Et leur donner accès à tous les documents utiles à leur propre communication. Mais l’intérêt du social est que le mouvement n’est pas à sens unique. Il vous sera facile en tant que fédération de mieux connaître les associations en  vous abonnant simplement aux groupes relayant leurs actualités. Vos permanents peuvent situer les équipes et apprennent à connaître les membres qui participent le plus sur le réseau via leurs publications et commentaires. Enfin, sans se déplacer aux quatre coins du pays, ils peuvent suivre l’avancée des projets au sein d’un groupe.

Des projets conduits en concertation

Un de vos rôles, en tant que fédération, est de donner les grandes orientations politiques pour les associations qui la composent, mais aussi de travailler sur les bonnes pratiques et les réponses innovantes. Assemblées générales régulières, commissions… vous produisez beaucoup de contenu. Attribuez à chaque commission ou groupes de travail un groupe privé, accessible aux seuls membres, et un groupe public, sur lequel les membres peuvent communiquer à leur rythme l’avancée de leurs travaux à l’ensemble du réseau. Sur le même modèle, les associations pourront constituer leurs propres groupes projet, et publier à leur tour des informations publiques. De quoi faire avancer la diffusion des bonnes pratiques.

Vous avez dit compliqué ?

Enfin, vous vous dites peut-être que tout ça est bien compliqué à mettre en place. Eh bien non. Comme pour tout projet, il s’agit bien sûr de définir des besoins, de désigner un chef de projet, d’impliquer à la fois la direction et les exécutifs. Des éléments que toute fédération maîtrise, en somme. Côté technique, avec un réseau social Jamespot, vous ne vous occupez ni de maintenance, ni de mise à jour, et une grande partie de la personnalisation se fait par simple paramétrage. Et si vous testiez ?