Patrick Bedigis

Transformer ses réunions en actions – entretien avec Patrick Bedigis

Selon le baromètre Wisembly/IFOP, les cadres français passent en moyenne 24 jours par an en réunion. Si ce format est jugé comme le plus adapté pour prendre des décisions, il est difficile d’en mesurer la véritable efficacité. Alain Garnier, CEO de Jamespot, est allé à la rencontre de Patrick Bedigis, CEO de MyMeetings, spécialiste des réunions en actions.

Alain Garnier : Bonjour Patrick.

Patrick Bedigis : Salut Alain.

AG : J’ai souhaité cette interview car dans ton dernier article de blog* tu mets le doigt sur un sujet sensible : les réunions. D’où tiens-tu cette analyse ?

PB : Depuis 2010, je publie chaque semaine des articles sur la transformation digitale et sur la réunion digitale en particulier. C’est un sujet que nous avions identifié dès 2007.

Lors d’un rendez-vous client où nous lui présentions une solution de gestion des processus, il nous a dit : «  c’est très bien votre truc, mais moi j’ai un problème : chaque lundi je fais une réunion avec mes responsables de service et le jeudi et le vendredi, j’ai deux secrétaires qui rappellent tout le monde pour savoir ce qui a été fait ou pas et mettent à jour l’avancement du plan d’action pour la réunion suivante. Vous pourriez pas faire quelque chose pour m’aider ? ».

C’est à ce moment-là que nous avons eu l’idée de faire MyMeetingsOndemand, ce qui nous avons fait en 2011 quand on a vu qu’il n’y avait toujours pas de solution complète qui adressait ce besoin des équipes de Transformer les Réunions en Actions.
Nous avons aussi d’ailleurs illustré ce process par la formule « La Réunion Avant/Pendant/Après » :

  • Avant : c’est l’Ordre du Jour,
  • Pendant le compte-rendu,
  • Après le plan d’actions,

… dans un tout-en-un.

AG : Les chiffres de temps perdu, et d’ennui que tu donnes font froid dans le dos. Est-ce inévitable pour les entreprises ?

PB : C’est une bonne question.

On peut penser que les outils de collaboration temps réel (comme les groupchat) peuvent supprimer les réunions, les rendre à minimum obsolètes. Que les nouvelles générations hyper connectées n’en auront plus besoin.

Mais ce n’est pas le cas. Une réunion est un moment de synchronisation, d’échange et d’interaction. Bien managée, elle est essentielle pour faire avancer les équipes et les projets. C’est ce qui se passe dans le PENDANT même s’il convient de le rendre collaboratif entre deux réunions. Même si le Pendant peut se faire en partage d’écran, je trouve cela personnellement  très efficace.

Entre deux réunions, trop d’interactions temps réel viennent perturber le travail des équipes.
Il faut les laisser travailler – exécuter ce qui a été décidé en réunion- c’est le moment du travail en mode asynchrone.
La Réunion Digitale, c’est donc une alternance judicieuse entre temps de travail asynchrone et travail synchrone, ce qui correspond bien mieux au mode de fonctionnement de notre cerveau que le multitâche épuise.

Ce qui est inévitable pour les entreprises, c’est la prise de note et le plan d’actions pendant les réunions si on veut les rendre efficaces.

AG : Peux tu creuser l’approche outils. Par où commencer ?

PB : Une réunion ? C’est simple : ça doit démarrer et finir à l’heure, avec les bons participants, pas un de plus (ceux qui participent aux échanges ou apportent des infos – on les retrouve dans le CR, c’est facile), ceux qui participent aux actions ; faire aussi systématiquement un Ordre du Jour (collaboratif si vous voulez que les participants à la réunion commencent à se préparer) : préparation forte = forte probabilité de réussir ses réunions ;  faire un CR avec plan d’actions systématiquement relu par tous en fin de réunion, s’assurer que rien n’a été oublié, pour engager les participants sur les décisions et les actions ; et pour terminer Animer, Animer, Animer. C’est cela le job d’un Manager.

Côté formalisme, chaque réunion doit s’adapter à la culture de son équipe : des ingénieurs favoriseront une prise de note sous forme de puces, des littéraires seront plus prolixes et préférerons une « frappe au kilomètre » pour ne rien perdre de qui s’est dit. Par contre pour le Plan d’Action : un Quoi/Qui/Quand qui commence par un verbe, sans compromis.

L’important, bien sûr, est de tout retrouver en un clic en cas de besoin : ce qui s’est dit, ce qui a été fait, ce qui reste à faire, le prochain Ordre du Jour

AG : En 140 caractères, si tu as un message à faire passer aux dirigeants. C’est lequel ? – (rires) – 

PB : Transformez vos réunions en actions, c’est vraiment zen. Et vous vous direz : «  c’est dingo, pourquoi je ne l’ai pas fait plus tôt ! »

AG : Merci Patrick. On te retrouve sur ton blog MyMeetings, le blog des réunions Zen bien sur!

PB : Avec plaisir !