La Compagnie des Architecteurs : comment réunir dans un même écosystème collaborateurs et partenaires afin de conduire des projets, faire de la veille documentaire et de l’échange de bonnes pratiques ?
Cas Client : La Compagnie des Architecteurs
Entreprise
La Compagnie des Architecteurs est une coopérative qui apporte une aide et un support à l’ensemble de ses membres. Le Groupe rassemble 15O sociétés de construction avec pour particularité d’avoir la majorité de leur capital détenues par des architectes. La Compagnie des Architecteurs s’applique à fédérer ses architectes autour de pratiques et de méthodes communes.
Contexte
La mise en place d’un réseau social d’entreprise répondait au besoin de fédérer au sein d’un même espace tous ces acteurs disséminés géographiquement dans toutes les régions de France.
Objectifs et enjeux
Nous avions auparavant un forum qui avait ses limites en termes d’échanges et qui était donc peu producteur de contenu. L’objectif de la mise en place de ce réseau social d’entreprise était alors de favoriser l’entraide entre les utilisateurs et de les faire bénéficier de l’effet du réseau on-line. Une solution collaborative telle que Jamespot leur permet de travailler ensemble plus facilement, plus rapidement et avec plus de fluidité. Les utilisateurs ont accès aux informations adéquates et peuvent également partager leurs bonnes pratiques. Jamespot permet aujourd’hui d’améliorer l’entraide ainsi que la mise au point simultanée de plusieurs projets communs et ce malgré l’éloignement géographique des différents sociétaires.
La solution déployée
La plateforme ArchiMoteur réunit tout l’écosystème des Architecteurs, l’ensemble des sociétaires de la compagnie mais aussi ses partenaires, soit environ 250 personnes. Ceux-ci s’intègrent au réseau en tant que membres à part entière et apportent également leur expertise technique.
Les phases de déploiement :
Les Architecteurs ont définitivement choisi Jamespot en Janvier 2011 après avoir testé et paramétré la solution pendant près d’un mois. Dès Janvier, la plateforme a été ouverte à l’ensemble des utilisateurs concernés.
Il y a eu plusieurs vagues de déploiement de la solution sur 6 semaines :
- Novembre 2010 : ouverture de la plateforme de test
- Mi-décembre 2010 : Début de la migration du contenu vers la solution, effectuée par le chef de projet des Architecteurs
- Début janvier 2011 : mise en ligne officielle de la plateforme
Les utilisateurs sont donc arrivés sur une plateforme déjà active puisqu’y était intégrée une partie des informations d’un ancien projet de réseau social d’entreprise (concurrent de Jamespot) qui n’avait pas abouti.
Le fonctionnement de la plateforme :
Les freins : le seul frein au bon fonctionnement des échanges au sein d’une telle solution reste le fait que comme pour tout outil informatique, certaines personnes ne maîtrisent pas toujours cette technologie. Il faut noter que ceci n’est pas un frein inhérent à la plateforme et à son bon taux de connexion et de participation.
L’animation : d’autre part, pour que l’activité et les consultations au sein de la plateforme suscitent l’intérêt des utilisateurs, le community manager publie régulièrement des informations et invite aux échanges.
Les inscriptions : dès qu’une nouvelle société entre dans la coopérative, son gérant est inscrit d’office et demande éventuellement à inscrire ses collaborateurs. L’administrateur inscrit également, à leur demande, des personnes rencontrées lors de congrès ou de réunion.
Les types de groupes :
- Ceux qui diffusent de l’information de manière thématique et qui favorisent les échanges de bonnes pratiques concernant la gestion d’entreprise, les assurances, des démarches juridiques ou encore administratives.
- Des groupes privés et confidentiels sur la gestion de la compagnie.
- Mais aussi des groupes de projet à visée collaborative et vecteurs d’échanges entre leurs parties prenantes.
Tous les utilisateurs sont inscrits sur les groupes publics à visée informatives et de communication.
Nous avons aussi mis en place une page internet non référencée qui donne accès à l’ensemble des outils informatiques du groupe : la plateforme, mais aussi l’ensemble de la documentation officielle du groupe publiée sur Google.
Les usages essentiels qui sont faits du réseau social d’entreprise :
- Publication
- Collaboration
- Base documentaire
- Gestion de projet
- Echanges conversationnels (commentaires, messagerie…)
- Recherche d’interlocuteurs et d’experts
Les bénéfices obtenus
En interne
- Rapidité d’accès à la connaissance
- Réduction des coûts de communication
- Rapidité d’accès aux expertises
- Baisse des frais de déplacement
- Augmentation de la satisfaction des membres du réseau
- Réduction des coûts opérationnels
- Réduction du temps de mise sur le marché de produits et services
- Augmentation du nombre d’innovations réussies pour les nouveaux produits et services
En externe (partenaires, fournisseurs…)
- Rapidité d’accès à la connaissance
- Réduction des coûts de communication
- Augmentation de la satisfaction des fournisseurs, partenaires, experts externes
- Facilité d’accès aux expertises externes
- Baisse des frais de déplacements
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