Société

GFII – Comment fluidifier et capitaliser la communication au sein d’une association ?

Cas Client : GFII

Entreprise

Groupement Français de l’Industrie de l’Information : Association professionnelle des acteurs du marché de l’information et de la connaissance.
Le GFII est pour ses adhérents un lieu d'information, d'échange d'expériences, de promotion et d'action.

 

Objectifs et enjeux

Fluidifier la circulation de l’information au sein de l’association, sans que les informations transitent systématiquement par le secrétariat de l’association.
Capitaliser les différentes veilles effectuées par le secrétariat ou les membres.
Rationaliser les outils de diffusion de l’information du secrétariat vers les membres.

 

La solution déployée

La solution a été mise en place très rapidement, en transposant sur le réseau social le fonctionnement de l’association :

- Décembre 2009 : Une demi-journée avec les équipes de Jamespot a été suffisante pour la prise en main de la partie administration, puis des échanges par courrier électronique ont permis de finaliser peu à peu les paramétrages de la plate-forme.
- Entre janvier et février 2010 : Le conseil d’administration et quelques groupes de travail ont testé la plate-forme.
- En mars 2010 : Déploiement sur l’ensemble des membres, soit 850 utilisateurs.

Le réseau a été baptisé AMICO, pour les Acteurs du Marché de l’Information et de la Connaissance.

La plate-forme est exclusivement réservée aux membres du GFII et leur permet :

- De recevoir les informations produites par le GFII : la Dépêche du GFII, GFII 360 et l'Agenda du GFII
- De sélectionner les thématiques qui les intéressent
- De recevoir des alertes sur des thématiques choisies
- D'accéder aux ressources centralisées de l'association : agenda, comptes-rendus des groupes de travail, documents de référence…
- D'échanger avec les autres membres du GFII dans un espace sécurisé
- De participer facilement à l'activité du GFII en contribuant

 

 

Bénéfices

- La cohésion de l’association, qui rassemble des acteurs variés de la chaîne de l’information (producteurs, éditeurs de logiciels, intermédiaires, cellules de veille, bibliothèques universitaires…), a été renforcée.

- Le réseau social, AMICO, est aujourd’hui une marque de référence pour les membres de l’association : de nombreuses personnes extérieures à l’association souhaitent y accéder.

- AMICO a permis des gains de productivité au sein du secrétariat permanent, en évitant le retraitement des informations qui sont aujourd’hui diffusées directement par les membres.

- Le réseau social a été dès le départ considéré comme un nouveau service que l’association pouvait proposer aux membres et un moyen pour les fidéliser.

- Les retours ont été très positifs : Les groupes de travail les plus actifs sont ceux qui génèrent le plus de contributions sur le réseau. Les membres du groupe « Données Publiques » contribuent plusieurs fois par jours et beaucoup de contributions donnent lieu à des commentaires.

Client

Ruth Martinez
Déléguée Générale
Groupement Français de l’Industrie de l’Information (GFII)

« La mise en place d’un réseau social réservé aux membres du GFII a permis de fluidifier la communication au sein de l’association, de rationnaliser la diffusion de l’information (Dépêches d’actualité et veilles) et de capitaliser les travaux menés au sein de chaque groupe de travail »1

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