Le mois d’août est presque terminé et il est temps pour de plus en plus de personnes de reprendre le chemin du travail ! Chez Jamespot, nous ne faisons pas exception à la règle : nous avons bien profité de cette pause estivale pour recharger les batteries et c’est avec plaisir que nous vous retrouvons pour une nouvelle saison 2020-2021 riche en partage, en conseils et bien entendu en collaboration ! Nous espérons que vous avez passé d’agréables vacances et que la reprise se passera dans les meilleures conditions pour vous et vos collaborateurs ! Et maintenant, place à l’article ! 😉😄

Animer un brainstorm est un exercice que toutes les organisations connaissent mais qui peut être délicat à gérer particulièrement dans le cas où les collaborateurs sont en télétravail. Nous allons voir comment grâce à certaines applications clés, la solution Jamespot peut vous aider à animer efficacement un brainstorm tout en étant à distance.

Ah, les brainstorms ! Ces réunions où les idées fusent, où les opinions se croisent, s’opposent, se complètent et finissent par aboutir (dans le meilleur des cas) à une proposition commune ! Ils peuvent avoir lieu aussi bien dans le cadre du lancement d’un projet spécifique que dans une pure démarche d’innovation (un nouveau produit à lancer, un concept à créer etc.) Dans tous les cas, chaque brainstorm vise le même procédé : réunir des collaborateurs et générer avec leur aide un maximum d’idées autour d’un thème précis.

Vous l’avez compris : le brainstorm est une affaire purement collective au sein de laquelle la collaboration et l’échange sont indispensables ! Concernant le processus, il n’y a pas de formules magiques : il est nécessaire que les collaborateurs se réunissent entre eux ! Mais comment procéder dès lors que l’essentiel des collaborateurs avec qui vous devez échanger se trouve hors de vos locaux ? Comment faire en sorte que la distance ne constitue pas un frein aux échanges et à la génération d’idées ?

C’est précisément pour répondre à cette épineuse question que nous sommes là aujourd’hui (et vous aussi sans nul doute 😉) Dans cet article, nous allons vous présenter les applications Jamespot qui vous serviront à animer efficacement vos futurs brainstorms et ce sans quitter votre ordinateur :

Vous êtes prêts ? C’est parti !

Le groupe : le socle fondateur du réseau social d’entreprise

Si vous êtes un fervent utilisateur du réseau social d’entreprise Jamespot, vous connaissez l’importance et la valeur des groupes de travail. Si au contraire vous débutez un peu sur le sujet (et il n’y a aucun mal à cela), laissez-moi vous apporter quelques explications. Le système de groupe est en quelque sorte la base fondatrice de la solution Jamespot. Quand vous appartenez à un groupe, les publications, partage de documents, questions, sondages et autres joyeusetés de la collaboration qui ont lieu dans ce groupe vous sont partagés via des notifications. Toutes les actions effectuées dans les différents groupes auxquels vous appartenez forment ainsi votre flux d’activité. L’intérêt de ce système est qu’il vous permet de collaborer et d’échanger de manière spécifique avec certains de vos collègues autour d’un thème ou d’une problématique précise : le service auquel vous appartenez dans votre organisation, un projet à lancer, une réunion à conduire ou bien…. un brainstorm.

Vous l’avez compris, pour faire de votre futur brainstorm une réussite, il faut commencer par les bases. Il y a fort à parier que tous les collaborateurs de votre organisation ne participeront pas à ce brainstorm, tout au plus quelques-uns d’entre eux. Vous allez sans doute, au cours de celui-ci, échanger des idées, des documents, établir un plan d’action pour la suite.. Quelle que soit la nature de ces éléments, il est essentiel que l’information ne soit pas perdu pendant et après le brainstorm. Dès lors, créer un groupe dédié à votre futur réunion vous permettra d’impliquer chaque collaborateur dans le projet et de lui donner accès à un lieu d’échange et de partage unique. Qu’il doivent récupérer un document, relire le compte-rendu ou identifier un collaborateur faisant parti du projet, le groupe sera toujours là pour les aider dans leur tâche.

La visioconférence : le pont vers vos collaborateurs

Le système de groupe a de nombreux avantages à proposer mais il ne résout malheureusement pas le problème de la distance dans le cadre de votre brainstorm. La solution à votre problème porte un autre nom : la multi-visio de Jamespot ! Si le principe de visioconférence ne vous est sûrement pas étranger (surtout après la première moitié de l’année 2020…), la multi-visio de Jamespot est un peu plus spéciale ! Il existe de nombreux systèmes de visioconférence et nous savons chez Jamespot que ces derniers peuvent varier d’une organisation à une autre. Vous en utilisez peut-être d’ailleurs plusieurs dans votre organisation ! Nous avons tenu à ce que le choix de votre système de visioconférence n’impacte en rien votre utilisation de votre plateforme Jamespot et c’est sur ce principe que repose la multi-visio : vous avez la possibilité d’ouvrir en un clic n’importe laquelle de vos salles de visioconférence et d’y inviter les membres de votre plateforme.

Quel que soit le système de visio qu’utilisent vos collaborateurs, votre plateforme vous permettra toujours d’entrer en contact et de communiquer avec eux : un simple copier-coller de l’URL de vos rooms, quelques invitations à envoyer et c’est parti ! La cerise sur le gâteau ? Vous pouvez également, en fonction de vos droits sur la plateforme, inviter des personnes externes à votre organisation. C’est beau la visio, non ? 😉

Le tableau : la prise de note facilitée

C’est le jour J, votre brainstorm commence ! Mais celui-ci a à peine commencer qu’un problème de taille se pose : la prise de note ! Vous commencez à ouvrir votre document Word mais vous comprenez vite que celui-ci ne vous sera pas d’une grande utilité : les échanges et les idées fusent et vous avez du mal à trouver votre équilibre entre écouter les propositions de vos collaborateurs et consigner tout ce qui se dit.

L’application Tableaux a justement été conçue pour ce genre de situation. Organisée en cartes rangées dans des colonnes personnalisées par vos soins, cette application va vous permettre d’alléger votre prise de note. Par exemple, vous pouvez créer une colonne correspondant à chacun des collaborateurs présent durant le brainstorm. Chaque carte que vous créerez et que vous rangerez dans leur colonne pourra être identifié comme une idée proposée par leur soin. Il s’agit d’un exemple bien entendu mais vous avez compris le principe : ne vous perdez pas en prise de notes, consignez l’essentiel grâce à Tableaux et participez au débat !