Manager en améliorant la communication interne

Optimiser sa communication en temps réel et en différé

En présentiel, la communication interne s’effectue de manière naturelle. En l’espace de quelques secondes, un mot, un mail peuvent être échangés, alors qu’une réunion peut s’organiser à l’improviste. Les rencontres se font sans problèmes et l’avancée des dossiers est souvent notable. En télétravail, cette proximité n’existe pas, rendant parfois difficile la communication entre les acteurs. Il est donc indispensable de définir une stratégie claire et efficace. En ciblant les bons usages, le manager limite les latences et optimise le temps de travail.

Cela passe notamment par :

    • La programmation de réunions quotidiennes, hebdomadaires : ces réunions à intervalles réguliers, organisées sur la même plateforme vidéo, permettent d’échanger sur les problématiques liées aux tâches, mais également au télétravail. Les feedbacks sont importants et les plus pertinents permettent d’optimiser la méthodologie à suivre.
    • Les modes de communication : afin de favoriser une transmission de l’information efficace, le manager peut choisir un ou deux canaux de communication en interne. Mails, téléphones, dossiers partagés, applications type Messenger, les façons de communiquer sont relativement nombreuses.
    • Centraliser l’information : dans le but de garantir à tous un accès rapide à une information et éviter les relances chronophages, le manager d’une équipe peut opter pour la création d’un espace de type cloud, permettant à toutes et à tous, d’enregistrer les données nécessaires et importantes, favorisant l’avancée d’un projet.
    • Assurer la formation : de nombreux outils en ligne permettent de continuer à former ses équipes que ce soit au travail en lui-même ou aux nouvelles technologies et autres outils. Des formations sous forme de vidéos peuvent être proposées alors que les webinars s’imposent comme une alternative intéressante et crédible.

Créer une véritable cohésion de groupe (team building, meeting)

Une entreprise, qu’elle opte pour un modèle en télétravail ou un modèle en présentiel a pour principal objectif d’assurer sa rentabilité. Le management, amené à évoluer en fonction de la stratégie choisie, doit veiller à assurer la pérennité de l’activité.

Si elle n’est pas le facteur primordial à la réussite, la bonne cohésion des équipes a une influence importante sur les résultats obtenus. Toutefois, s’il est simple de nouer un lien humain dans les locaux, la situation se tend en télétravail. Le rapport à l’autre est faussé et la seule véritable perception de son collègue, est l’image renvoyée par les caméras et les micros.

Ainsi, afin d’avancer dans le bon sens, il est important d’entretenir cet esprit de groupe, en faisant en sorte que l’équipe soit réunie dans un cadre autre que professionnel. Les team-buildings ont actuellement le vent en poupe et permettent aux salariés de se retrouver le temps de quelques heures. Pour les sociétés dont les salariés sont répartis un peu partout en France, il peut être intéressant de surfer sur la vague des rencontres Skype. Concernant les PME, les équipes sont réduites, ce qui facilite les échanges entre les collaborateurs afin d’apprendre à mieux se connaître.

S’aider d’outils et d’applications 

L’exemple du réseau social d’entreprise Jamespot

Format papier, manque de matériel, organisation bancale, la crise liée au covid-19 a mis en lumière le retard technologique de bon nombre d’entreprises. Aujourd’hui, afin d’assurer la pérennité d’une activité et une collaboration de tous les instants, une société doit se tourner vers des produits déjà établis, répondant à une demande bien spécifique.

Le réseau social d’entreprise Jamespot centralise à lui seul un ensemble d’outils sous forme d’applications, permettant ainsi à une équipe et à un manager, de gérer au mieux ses projets. Organisation de réunions et autres événements, système paramétrable, gestion de la communication et des plannings, la plateforme proposée réunit un ensemble de dispositifs visant à faciliter la gestion au quotidien. Les problématiques liées au management à distance sont d’ailleurs étudiées dans un webinar que vous pouvez librement télécharger, en cliquant ici-même.

L’exemple du chatops Jamespot

Un aspect de la solution Jamespot en particulier vise à fluidifier la communication au sein des équipes : le chatops. Basé sur un système de flux conversationnels, le chatops Jamespot permet aux membres d’une équipe d’échanger et de partager messages, documents et sondages en temps réel pour une communication et une gestion de projets facilitée. Un outil solide sur lequel le manager pourra s’appuyer pour communiquer avec son équipe dans son ensemble (one to many) ou chacun des membres de manière individuelle selon la situation (one to one).

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