Premier outil à être analysé par nos soins dans notre dossier spécial « les 4 piliers de la collaboration » : la célèbre messagerie d’équipe. Un outil qui a connu ces dernières années une ascension fulgurante au sein des organisations. Pourquoi ? Sa capacité à simplifier et à multiplier les échanges. Attention toutefois aux risques d’infobésité et de dépendance liés à l’outil.
Après la mise en bouche, place au plat de résistance ! Nous vous avons récemment présenté les 4 outils collaboratifs que nous comptons mettre en avant dans notre dossier spécial du mois de février. Si vous ne l’avez pas lu et que vous souhaitez un rapide récapitulatif de ce que font ces 4 outils, nous vous encourageons à aller le lire pour partir sur des bases solides 😉. Maintenant que les présentations sont faites, rentrons dans le vif du sujet et intéressons-nous au premier des 4 piliers : la messagerie d’équipe 💬
Les 4 piliers de la collaboration : le 1er pilier
Les avantages du premier pilier
Une communication du tonnerre
Commençons par le commencement. Comment fonctionne une messagerie d’équipe ? 🤔 Une messagerie d’équipe (que nous appellerons également « chatops ») permet à son utilisateur d’envoyer à une ou plusieurs personnes des messages, documents, images ou fichiers et tout ça en temps réel. Une rapidité hors norme qui permet aux collaborateurs d’une même structure de partager avec leurs collègues tout ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Un modèle qui tranche également avec la façon dont les autres outils collaboratifs proposent de communiquer. Avec le chatops, la communication se fait sans concession 🙅♀️: ce dernier met tout en œuvre pour que vos messages soient communiqués le plus rapidement possible, dans leur forme la plus simple : par un simple message.
Un outil déjà connu de tous
La messagerie d’équipe présente une particularité bien spécifique par rapport aux autres outils. Elle n’a pas été créé à l’origine pour le monde professionnel comme ont pu l’être l’intranet ou la Digital Workplace. La messagerie d’équipe est d’abord, et avant toute chose, un outil de communication utilisé dans la vie quotidienne. Et si nous précisions ce point, c’est bien parce que celui-ci a un eu un impact sur la façon dont l’outil a pu faire son entrée dans le monde professionnel. Adopter un outil entièrement nouveau au niveau des usages prend du temps, au niveau technique mais surtout du côté des collaborateurs qui doivent apprendre à l’utiliser. À l’inverse, prendre en main un outil qu’on a déjà l’habitude d’utiliser dans sa vie de tous les jours est déjà bien plus intuitif. C’est précisément ce qui s’est passé dans le cas de la messagerie d’équipe : des outils comme WhatsApp ont démocratisé la solution à grande échelle, ce qui a d’autant plus facilité son arrivée au sein des organisations.
Le pilier de la rapidité
Cependant, le fait que le premier pilier soit déjà connu du grand public n’explique pas entièrement sa fulgurante ascension dans le monde professionnel. Trois autres éléments sont à prendre en compte.
👉 Le premier : sa facilité d’usage. De tous les outils collaboratifs qui parsèment le marché, le chatops est sans doute le plus facile à prendre en main. Une conversation réunissant une ou plusieurs personnes, la possibilité d’échanger des messages, des documents, des images ou des fichiers… et c’est tout. L’ensemble se résume à quelques fonctionnalités à assimiler, ce qui, en comparaison de toutes les possibilités d’usages de ses confrères semble peu. C’est pourtant ce qui constitue sa plus grande force 💪. Le fait que les collaborateurs n’aient pas à se prendre la tête pendant des semaines pour savoir comment l’utiliser rend l’outil accessible. Et un outil simple et accessible, c’est un outil rapidement adopté. 😉
👉 Deuxième élément : la facilité avec laquelle l’outil est déployable à grande échelle. Le but d’un outil collaboratif est d’être utilisé non pas par une personne mais par des dizaines voire des centaines d’individus (jusque-là, pas de surprises 😉). De ce côté-là, le chatops ne souffre d’aucune concurrence : une adresse mail, un nom d’utilisateur, quelques invitations à envoyer à vos collaborateurs et vous voilà dans le grand bain de la collaboration ! De quoi faire sourire votre DSI qui se voyait déjà passer des heures à coordonner tous vos systèmes d’informations !
👉 Enfin, dernier élément qui fait de la messagerie d’équipe un incontournable de la collaboration : son accessibilité financière 🤑 Le prix d’une messagerie d’équipe est en effet bien inférieur à d’autres outils. Un argument de taille pour les organisations qui n’ont pas les moyens ou qui ne souhaitent pas investir trop d’argent dans un nouvel outil.
Les inconvénients
Un surplus d’information…
Le premier inconvénient de la messagerie d’équipe provient directement de sa plus grande qualité : sa capacité à communiquer sur tout à n’importe quel moment. La messagerie d’équipe libère la communication au même titre qu’elle finit à terme, si on ne fait pas attention, par la rendre totalement incontrôlable. Pouvoir envoyer des messages à l’envie finit ainsi par avoir un prix : l’infobésité. Toutes vos conversations accumulées font que vous recevez constamment un flot incessant d’informations et ne savez plus où donner de la tête. Réduire le nombre de mails au quotidien était le but initial du chatops : un objectif que l’outil a atteint au point même de le remplacer… de même que ses inconvénients.
… qui conduit à la dépendance
Forcément, recevoir autant d’informations ne va pas vous amener à prendre vos distances avec votre messagerie préférée. Bien au contraire ! Tout comme avec le mail, la peur de rater des informations de première importance va prendre le dessus. Résultat : une partie (très) importante de votre temps se résumera à traiter encore et encore les innombrables messages qui arriveront par wagon dans votre messagerie 😭 Vous deviendrez donc, dans le pire des scénarios, dépendant d’un outil dont le but était à l’origine de simplifier votre façon de communiquer. 😱 C’est au final toute votre communication interne qui finira par en pâtir puisque les informations chaudes destinées à vous mais aussi à vos collaborateurs seront perdues dans la masse.
La messagerie d’équipe libère la communication au même titre qu’elle finit à terme, si on ne fait pas attention, par la rendre totalement incontrôlable.
La difficulté de changer de cap
Le dernier problème majeur lié à la messagerie d’équipe est la difficulté de changer de cadre de communication. Sa simplicité d’utilisation et la facilité avec laquelle il est possible de la déployer font qu’il sera très délicat d’amener vos collaborateurs à changer leurs habitudes puisque l’essentielle de leur communication passera désormais par elle. Reprendre le contrôle d’une communication asservie par une messagerie d’équipe n’est donc pas une mince affaire. D’où la nécessité d’encadrer son utilisation dès son déploiement afin d’éviter autant que possible la perte de contrôle.
Enfin, n’oubliez pas que si acquérir une messagerie d’équipe représente un coût financier bien moins important comparé à d’autres outils, des fonctionnalités supplémentaires sont disponibles dans l’outil lui-même. Des fonctionnalités qui accumulées finissent par représenter un coût bien plus important que votre investissement de départ : soyez donc prudent de ne pas trop vous laisser tenter par les suppléments proposés. 😉
Conclusion
La messagerie d’équipe est un outil collaboratif aujourd’hui incontournable et cela pour 3 raisons. La simplicité de sa prise en main, la facilité avec laquelle il est possible de l’acquérir et de le déployer au plus grand nombre et enfin sa capacité à libérer la communication de toute une organisation. Des avantages de taille mais qui ne doivent pas pour autant tromper l’utilisateur averti ! 😶
En l’absence de cadre d’utilisation, il n’est pas rare de voir le chatops prendre le pas sur tous les autres outils, débouchant ainsi sur une communication incontrôlable et des utilisateurs dépendants. Une messagerie d’équipe est un outil idéal pour les petites entreprises cherchant à accélérer leur échanges. En revanche, nous conseillons aux plus grandes structures de limiter l’utilisation de leur messagerie d’équipe à leurs équipes projets et de se tourner vers des outils plus corporate comme l’intranet ou le réseau social d’entreprise pour ce qui est de leur communication globale. Deux outils qui passeront également sur notre table d’analyse dans la suite de notre dossier du mois de février ! 😉
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